ISO14001新旧标准理解与实施的对比 4.4.5
新版ISO14001标准
4.4.5文件控制
标准条款
“应对本标准和环境管理体系所要求的文件进行控制，记录是一种特殊类型的文件，应依据4.5.4的要求进行控制。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以规定：
a) 在文件发布前进行审批，确保其充分性和适宜性;
b) 必要时对文件进行评审和更新，并重新审批;
c) 确保对文件的更改和现行修订状态作出标识;
d) 确保在使用处能得到适用文件的有关版本;
e) 确保文件字迹清楚，易于识别;
f) 确保对策划和运行环境管理体系所需的外来文件做出标识，并对其发放予以控制;
g) 防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留，要做出适当的标识。”
理解要点
文件控制包括对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等，组织应制定文件化的程序，并依此进行文件管理。
环境管理体系文件系统应包括所有与环境管理相关的各类文件，如手册、程序、作业指导、操作规范、表单、环境法律法规文件等。
组织所建立的文件管理程序，应对以下内容加以规定，并按此执行：
1)应明确文件的存取位置和简便的文件查找方法。
2)对文件定期进行评审，以确认其有效性和适应性。需修订的文件审批应由授权人员执行。一般由原审批人进行审批，以保证文件制定的连续性。
3)确保对环境因素控制和管理起关键作用的岗位，都能得到现行有效的文件，以确保操作者按正确文件进行操作。
4)文件失效后及时将其从原发放部门和使用场所收回，并采取必要的销毁措施，以免继续使用，而导致环境因素的控制失误。
5)有些法律性文件失效后还有继续保留必要的，或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁的，对这些文件应进行适当标识与其他文件区别开来，这些文件或包括在环境影响评价、环保设施验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。
6)对于外来文件要进行识别，并控制其发放。
所有文件都应字迹清楚，注明批准日期，文件修改后注明修订日期，文件的标识要明确，易于查找。文件要妥善保管，应根据文件的重要程序及其类型，规定制定和修订文件的程序和职责。
文件控制的目的是要组织体系运用有章可循，确保人员操作依循的文件是现行有效应的。组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上，而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。
旧版ISO14001标准
4.4.5文件控制(Document control)
标准条款
组织应当建立并保持一套程序，以便控制本标准所要求的所有文件，从而确保：
a)文件能够定位;
b)对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;
c)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行有效版本;
d)及时将失效文件从所有发放和使用场合撤回，或采取其他措施防止误用;
e)由于法律和(或)保留信息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。
所有文件必须字迹清楚，注明日期(包括修订日期)，标识明确，妥善保存，并在规定时间内予以保存。应当规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责。
标准理解
要点：
a)必须建立并保持文件控制程序;
b)必须规定文件的起草、确定、标识、分发、保持、修改等的方式方法;
c)文件必须清楚明白，井井有条。
和ISO9001质量管理体系一样，建立和实施ISO14001环境管理体系体系以及通过第三方认证成败的关键很大程度上取决于文件控制。
文件控制的对象，标准规定必须对与本国际标准(指ISO14001)要求的所有文件和资料进行控制;包括内部文件和外部文件。
内部文件应包括如下内容：环境管理手册、环境管理程序、各种内部编制的三级文件，如：监测、检测、检验、试验指导书;生产工序作业指导书;设备操作、维护指导书;部品表或物料单PARTLIST;箱MARK单;工程更改通知单;部门和岗位职责;若有内部计量，则包括“仪器校准指导书”;若有测试架，则包括“测试架校准指导书”;管理计划等。
来自外部的文件，如各种法律法规、污染物排放标准、污染物检测方法、相关方有关环境保护的要求或投诉、环境处罚奖惩、客户的定单、所提供的样品或图纸、原材料环保要求、产品安全规格、环保标识以及各种标准等等。
其它文件：
一般而言，生产计划之类，因其变动太频，无需按严格的文件控制程序进行控制，但不是不进行控制。可能因此而产生更多的原材料积压或浪费等。因此，批准，分发签收等也是必要的。一些与记录合一的文件、记录也无需控制，但需要对其空表进行控制，控制的方法可以是：将空表放在程序文件中一起批准，发放;一些放大处理的张贴于墙上的文件，如抽样表，环境方针等无需控制。但需与受控的文件一致，或者特别说明，如为了便于员工理解和记忆，有些组织将其环境方针简化成《环境方针概要》，否则为文件控制的不符合项。
文件控制的内容，即文件如何进行控制，这是一个极为重要的内容，务必十分清晰。有受控文件一览表(指发文部门所发的文件)，其作用在于便于查询，防止使用失效的或/和作废的文件。其中，失效Invalid指过期Out
of date， 作废Obsolete指废弃或被新版代替Cancel or updated by new version。
在有关文件和资料发布前，应由授权人员进行评审和批准;
所谓授权人员通常是指在文件和资料控制程序中规定的人员及其上级人员。ISO14001不注重文件应由谁编写，但特别强调文件的评审和批准。这要注意两点：一是文件未经批准不得分发;二是文件不得越权或未经授权签发。
文件应当有修订状态;习惯上，会有2种手法来处理修订状态：一是修改次数，二是文件的版本REV/VER
NO.;修改次数指文件进行了一些修改，但修改内容不多，因而将其归入同一版本中，但加上一个修改次数以示区别;这对一些愿意在文件上直接更改的情况，尤为实用。无论如何，未经过批准，文件不得随意修改，一旦经过修改，必须有所标识，并注意保存必要的修改记录。一般规定修改5次后，文件的版本REV/VER
NO.应当更改。
为便于查询等，通常还采用文件编码CODE;编码之于文件，如同工号之于公司的员工。
在有关文件和资料发布之中，文件应依据分发对象和目的分为两类：一类是“受控文件”，另一类为“非受控文件”。
受控文件，在公司内部分发供正式之用的;非受控文件，外发的文件以及供有关人员参考或信息收集之用的。通常在文件封面上加盖印章来标识：文件分发之中应注意由文件规定的控制部门(如文件控制中心)进行控制，保存文件正本，文件一览总表，文件签收记录;有的组织将“文件一览总表”和“文件签收记录”合二为一。虽然这种做法，表面上似乎简单了点。但实际上，极容易包含不符合项，不建议使用。
文件必须要有文件发放记录;控制部门和各种文件的发放范围可在“文件控制程序”中或其附件中注明。
在有关文件和资料发布之后，必须进行相应的记录、标识及跟踪管理：
a)对有效文件的控制。在环境管理体系起重要作用的场所，必须使用文件的最新有效版本;
b)对失效和作废文件的控制。必须撤回作废文件作废止处理;或加上“作废”印章标识，并与有效文件隔离存放;
c)对文件更改的控制。文件更改一般以3种方式进行：
其一：在原文件上改动，加上修改状态记号，如加盖修改章;这种修改方式经常在修改作业指导书时使用，优点是方便，缺点是更改需要在每一个副本上进行，且容易忘记送交有关人员批准;
其二：发“文件修改通知单”，如同书的“勘误表”，与原文件同时使用;
“文件修改通知单”分发时，加受控印章。这种方式特别适用于对正本文件的某些条款、错别字等进行修改。缺点是读文件时，不够醒目;
其三：收回原文件或原文件的需修改的页，发新文件或文件的被修改的几页。以上更改可以在同一种版本中进行。第三种情况，若是更换整本文件，也可以直接换版。
文件更改时，文件的审批应由文件原审批部门或指定的其它部门批准。可行时，可以考虑在原文件上标明文件更改的性质。所谓更改的性质，指文件的替代、取消、增加、删除等。但这不是必须的。
d)对外来资料的控制。在ISO14001环境管理体系的建立和实施过程中，为了履行环境方针的承诺，对外来文件的接收，即时转达到责任部门并及时审定、处理与落实以及必要时的后续回复和相关方对处理结果的认可等十分重要。其控制内容应当包括：登记、处理与保存;如要分发，必须有盖受控印章，建分发记录，但无需外来资料方审批。
实施要点：
1、 必须建立并保持一套文件控制程序;
2、 对于受控文件，规定固定的保管场所、井井有条地保管;
3、 必须规定及时和定期评审文件的时效性;
4、 必须规定重点环境管理部门或岗位持有现行版本的相关文件;
5、 必须规定员工如何得到相关的文件;
6、 必须规定对失效但需要保存的文件进行标识;
7、 必须规定制定、评审、修改文件的程序与职责;
8、 必须规定文件名称、编号、版次、发放日期、签收人
9、 其他。
一般地，组织应当建立并保持文件化的内容包括：类似《环境管理体系文件控制程序》、《环境管理体系文件清单》;《文件分发、修改记录》等.
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